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为了加强湖北省高等学校后勤管理研究会(下简称“省后勤研究会”)的工作,提高议事效率,及时沟通协调,传递信息,实行科学管理,根据《湖北省高等学校后勤管理研究会章程》的有关规定,制定本议事规则。

一、后勤研究会会议。省后勤研究会会议由会员大会会议、理事会议、常务理事会议及秘书长会议组成。各会议实行民主集中制原则。

二、会员大会会议。会员大会是省后勤管理研究会最高权力机构。会员大会每届四年,一般换届时召开,会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开,通过决议须到会会员过半数以上通过方为有效。

三、理事会会议。理事会一般每年召开一次,必要时可临时召集。理事会决定重大事项的会议必须有三分之二以上的理事代表出席始得举行;通过决议,须由到会理事过半数以上通过方为有效。

四、常务理事会会议。常务理事会在理事会休会期间主持理事会日常工作。常务理事会一般每半年召开一次会议,必要时可临时召集。常务理事会由省后勤研究会理事长召集,亦可由理事长委托副理事长召集,秘书长列席会议,常务理事因故不能出席会议,可以书面委托代表人代为出席,委托书中应阐明授权范围。常务理事会决定重大事项的会议须有过三分之二以上的常务理事出席,始得举行;通过决议须有到会常务理事过半数以上通过方为有效。

五、秘书长会议。秘书长会议一般每季度召开一次,必要时可临时召集。秘书长会议由秘书长召集,各专业委员会主任列席会议,根据需要可邀请有关常务理事出席会议。

六、非会议形式。理事会、常务理事会、秘书长会议闭会期间,可采取信函、传真、电子邮件等非会议形式讨论有关议题并做出决议。

七、会议通知,记录。在理事会召开前20天,在常务理事会召开前10天,在秘书长会召开前7天,秘书处工作人员应将会议通知、会议议程及有关文件通过电子邮件、QQ、电话等方式发送给每一位应当出席会议的人员。各种会议由秘书处工作人员负责记录,形成会议纪要并在一定范围内公布,便于全体会员单位了解和监督。

八、本议事规则自常务理事会讨论通过后生效。本议事规则由常务理事会负责解释。

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